Política de privacidad y protección de datos - HOLAVET

8. DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de protección de datos, especialmente en lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HolaVet en su condición de responsable o encargado del tratamiento, derecho que se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a HolaVet para el tratamiento de sus datos personales, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por HolaVet , previa solicitud, sobre el uso que se les da a sus datos personales.
• Tratar de manera confidencial y reservada la información y que únicamente pueda ser conocida por terceros, previa autorización del titular o en los casos previstos en la ley, y a poder consultar la totalidad de su información en forma gratuita, al igual poder obtener copia de esta.
• A la confidencialidad de toda la información que sea suministrada en el ámbito del acceso a los servicios de salud y de las condiciones de salud y enfermedad de la persona, sin perjuicio de la posibilidad de acceso a la misma por parte de los familiares en los eventos autorizados por la ley o de las autoridades en las condiciones que esta determine.
• Revocar la autorización y a solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, esta revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio [SIC] haya determinado que, en el tratamiento, el HolaVet ha incurrido en conductas contrarias a la ley estatutaria 1581 de 2012.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Abstenerse de diligencias cualquier instrumento de recolección de datos personales que no cumpla con el marco legal sobre datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, deberá acreditar su identidad de forma suficiente, utilizando los distintos mecanismos establecidos en las normas legales vigentes para tal efecto, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias del habeas data.
• El representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y los terceros autorizados por el titular o por la ley.

El tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, excepto cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no se requiera dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y él se encuentre física o jurídicamente incapacitado, eventos en los cuales los representantes legales deben conceder su autorización.
3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, evento en el cual deben adoptarse medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

9. DEBERES DEL HOLAVET COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

En el tratamiento y protección de datos personales, HolaVet tiene los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, e implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la ley estatutaria 1581 de 2012.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley estatutaria 1581 de 2012.
• Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada protección de datos personales.
• Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la SIC sobre el tema en particular.
• Anonimizar los datos personales de los titulares siempre que estos sean de carácter semiprivado, privado o sensible
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley estatutaria 1581 de 2012.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley estatutaria 1581 de 2012, cuando actúe como responsable.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez sea notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Garantizar prácticas de uso seguro y acatar los lineamientos en materia de tratamiento de Datos personales en Sistemas de Inteligencia emitidos por la SIC y aplicables en el marco normativo vigente.

• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, respetando en todo caso la normativa vigente sobre protección de datos personales.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR INFORMACIÓN

Procedimiento para la consulta.  Los titulares de las mascotas podrán consultar la información personal que reposa en cualquier base de datos en poder HolaVet, quien como responsable del tratamiento deberá suministrarla, previa verificación del cumplimiento de los presupuestos de ley. Términos. De acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la Ley estatutaria 1581 de 2012, la consulta de datos personales será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin desconocer que las leyes especiales o los reglamentos pueden establecer términos distintos, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Canales disponibles. Las personas facultadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales podrán realizar consultas a través de los canales dispuestos por el HolaVet. Para facilitar el ejercicio de los derechos que la Ley estatutaria 1581 de 2012 reconoce a los titulares de las mascotas, HolaVet pone a disposición los canales señalados a continuación: 📧 contacto@holavet.com.co 📞 +57 333 2485569 HolaVet no compartirá datos personales con terceros sin autorización previa, salvo:

• Requerimiento de autoridades competentes
• Obligación legal
• Necesidad para la prestación del servicio con aliados (ej: veterinarios, plataformas tecnológicas)

HolaVet no se hace responsable por accesos indebidos derivados de fallas externas o uso inadecuado por parte del usuario.

11. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, el HolaVet realizará operaciones o conjuntos de operaciones que incluyen: la recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación o supresión. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por el titular de la mascota. De la misma manera, se realizará el tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de seguridad de la información. Por la naturaleza jurídica de HolaVet, en todos los casos, los datos personales podrán ser tratados con la finalidad de adelantar los procesos de control y auditoría interna o externa y evaluación que realicen los organismos de control. En los casos en que se requiera previa autorización del titular de las mascotas de los datos personales, HolaVet deberá: o Desarrollar la misión institucional, cumpliendo los objetivos y funciones consagradas en el decreto ley 4107 de 2011 y las normas que le fijen funciones. o Cumplir la normativa vigente. o Gestionar y administrar los trámites y servicios ofrecidos por HolaVet. Asimismo, en la ejecución de su misión, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad de cada tratamiento. A continuación, se describe de manera general las finalidades aplicables a los grupos de interés principales. HolaVet podrá incluir finalidades y tratamientos específicos a través de los diversos canales de autorización, siempre y cuando presten relación con la presente política y de acuerdo con los siguientes lineamientos:

• Prestar servicios veterinarios (telemedicina, certificados, acompañamiento)
• Crear y gestionar historia clínica veterinaria.
• Realizar seguimiento a la atención.
• Contactar al usuario.
• Gestionar pagos y servicios.
• Mejorar la experiencia.
• Realizar encuestas y campañas.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender solicitudes, quejas o reclamos.

⚠️ A diferencia del sector salud humano, la historia clínica veterinaria no tiene el mismo nivel de reserva legal estricta, pero HolaVet la tratará con confidencialidad.

12. TÉRMINOS Y CONDICIONES – HOLAVET

Al acceder a nuestros canales (sitio web, WhatsApp u otros), aceptas nuestros términos, política de privacidad y tratamiento de datos. Si no estás de acuerdo, no podrás acceder a los servicios.  

13. USO DE LA PLATAFORMA SALUDTOOLS

HolaVet ofrece servicios como:

• Telemedicina veterinaria
• Certificados de apoyo emocional
• Acompañamiento psicológico por pérdida de mascota
• Planes de afiliación (Bigotes, Orejitas, Huellitas)

Para acceder a los servicios debes:

1. Registrarte con tus datos y los de tu mascota
2. Solicitar el servicio
3. Realizar el pago previo

La atención tiene una duración aproximada según el servicio. Durante la consulta se podrá solicitar información relevante para la historia clínica veterinaria, la cual será tratada bajo confidencialidad y normativa vigente. IMPORTANTE (ENFOQUE LEGAL VETERINARIO COLOMBIA) El enfoque legal veterinario en Colombia se fundamenta principalmente en la Ley 576 de 2000, la cual establece el Código de Ética para el ejercicio profesional de la medicina veterinaria, medicina veterinaria y zootecnia, y zootecnia. Su objetivo es regular la práctica profesional, garantizar la protección de los animales y de la salud pública, así como asegurar la responsabilidad ética y legal de los profesionales del área.   PROHIBICIONES El usuario se compromete a NO:

• Usar la plataforma con fines ilegales
• Compartir información falsa o malintencionada
• Enviar contenido ofensivo o inapropiado
• Intentar vulnerar la seguridad del sistema de información
• Usar la información de la plataforma sin autorización

AUTORIZACIÓN DE DATOS El usuario autoriza a HolaVet a:

• Recolectar y almacenar datos personales y de su mascota
• Usarlos para la prestación del servicio
• Realizar análisis internos y mejoras
• Contactarlo por canales digitales

HolaVet podrá trabajar con aliados (veterinarios, plataformas tecnológicas, aseguradoras, etc.), quienes también cumplirán la normativa de protección de datos. LÍMITES DE RESPONSABILIDAD HolaVet no se hace responsable por:

• Decisiones tomadas por el usuario con base en la información recibida
• Fallas externas de conectividad o tecnología
• Uso indebido de la plataforma por parte del usuario

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